Notice d’information Génération #HDF
Protection des données à caractère personnel
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (2016/679 UE - RGPD) et à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée, la Région Hauts-de-France place la protection des données à caractère personnel au cœur de ses missions et des services qu’elle propose aux usagers. La présente notice d’information énonce les principes et lignes directrices pour la protection des données à caractère personnel pour les utilisateurs du site cartegeneration.hautsdefrance.fr et de l’application mobile « Génération #HDF ».
1. RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Le responsable de traitement est la Région Hauts-de-France (la Région), en tant que personne morale, représentée par son président:
Région Hauts-de-France
Siège de Région
151 Avenue du Président Hoover
59555 Lille Cedex
2. FINALITES DU TRAITEMENT
Le traitement des données a pour finalités la gestion de la carte Génération #HDF, dispositif d’aides directes à la scolarité de la Région à destination des lycéens et des apprentis, du public jeune des Hauts-de-France (15/25 ans) telles que l’aide aux manuels et équipements, aides complémentaires à la scolarité et « bons plans ».
Il permet à la Région de :
• Gérer les bénéficiaires :
o Inscription en ligne ;
o Validation de l’inscription par l’établissement de rattachement ;
o Instruction de la demande ;
o Attribution des aides ;
o Fabrication et envoi de la carte au bénéficiaire ;
o Gestion du porte-monnaie, paiement en ligne et suivi des transactions ;
o Aide à la localisation des partenaires du dispositif ;
o Réalisation d’enquêtes auprès des bénéficiaires de la Carte Génération HDF.
• Gérer les établissements d’enseignement ;
• Gérer les partenaires, fournisseurs de biens et services associés à la Carte Génération HDF ;
• Gérer la communication des « bons plans » auprès des bénéficiaires inscrits ;
• Gérer la communication institutionnelle auprès des bénéficiaires inscrits ;
• Assurer la sécurité et les contrôles de bon usage de la Carte Génération HDF.
3. BASES JURIDIQUES DU TRAITEMENT
La base légale sur laquelle repose le traitement de vos données à caractère personnel, pour sa composante principale, est la mission d'intérêt public dont est investi la Région en vertu du code général des collectivités territoriales et du code de l’éducation.
La base légale sur laquelle repose le traitement de vos données à caractère personnel pour la finalité de Communication institutionnelle est le consentement.
4. PERSONNES CONCERNÉES
Le traitement des données concerne :
• Les bénéficiaires et leurs représentants légaux ;
• Les représentants des établissements de formation en charge de la gestion des bénéficiaires relevant de leurs établissements ;
• Les représentants des fournisseurs de biens et de services, partenaires de la Carte Génération.
5. DONNÉES TRAITÉES
5.1 CATÉGORIES DE DONNÉES TRAITÉES
Bénéficiaires :
• Données d’identification et coordonnées : nom, prénom, date de naissance, adresses postales et de messagerie, numéros de téléphone, photographie et avatar, numéros d’identification de dossier et de carte ;
• Données sur la vie personnelle : situation de famille, composition du foyer et situation maritale de l’autorité parentale pour les bénéficiaires mineurs, etc. ;
• Données de scolarité : établissement fréquenté, formation suivie et niveau de formation, statut du bénéficiaire ;
• Informations d’ordre économique : historisation des transactions, montant du crédit disponible ; pour les aides complémentaires : statut de boursier, montant des aides accordées, revenu fiscal, aides perçues et dépenses supportées par l’autorité parentale) ;
• Données de localisation (application mobile) ;
Établissements et partenaires :
• Données d’identification et coordonnées : nom, prénom, adresse de messagerie ;
• Données sur la vie professionnelle : nom de la structure, type de structure et d’activité, adresse postale ;
• Informations d’ordre économique : historique des transactions.
Ensemble des personnes concernées :
• Données de connexion : logs, adresses IP.
5.2 SOURCES DES DONNÉES
Les données d’identification, de vie personnelle, de scolarité et les informations d’ordre économique sont recueillies directement auprès des personnes concernées ou leurs représentants lors de la création du compte d’accès et de la constitution de leurs dossiers.
Les données relatives aux transactions sont générées lors de l’utilisation de la carte génération chez l’un des partenaires.
Les données de connexion sont collectées via l’application et les équipements réseaux.
5.3 CARACTÈRE OBLIGATOIRE DU RECUEIL DES DONNÉES
Le recueil des données collectées sur la base de la mission d'intérêt public est obligatoire, sauf mention contraire sur les formulaires. L’absence de fourniture de ces données aurait pour conséquence de ne pas permettre l’instruction des demandes d’aides associées au dispositif Carte Génération HDF.
6. PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE
Selon les informations renseignées par le bénéficiaires pendant la procédure d’instruction, l’obtention du portemonnaie manuel et équipement est calculée sur base de la matrice ci-dessous :
Toutes les autres aides et les affiliations des partenaires sont soumises à validation de la Région. Pour toutes demandes ou réclamations, contactez les services de la Région via l’onglet « Contact » de votre extranet ou par téléphone au 0800.026.080.
7 DESTINATAIRES DES DONNÉES
7.1 CATÉGORIES DE DESTINATAIRES
Au regard des finalités poursuivies par ce traitement, sont destinataires de tout ou partie des données, en fonction de leurs besoins respectifs :
• Les agents de la Région Hauts-de-France dûment habilités ;
• Les personnels des établissements dûment habilités par la Collectivité ;
• Les personnels des partenaires dûment habilités par la Collectivité ;
7.2 SOUS-TRAITANTS
La Région Hauts-de-France recourt à un sous-traitant en charge de l’administration et l’exploitation de la plateforme internet, de l’application mobile, de l’ensemble des prestations associées à l’attribution, la fabrication, la distribution de la Carte Génération HDF et la gestion des transactions effectuées auprès des partenaires du dispositif.
La Région vous garantit qu’elle vérifie et exige que ces sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données à caractère personnel.
Le sous-traitant direct est :
DOCAPOST APPLICAM
2 avenue de Sébastopol
BP 65052 57072 METZ CEDEX 3
Contact : 03.87.75.82.00
7.3 TRANSFERT DES DONNÉES HORS EU
Aucun transfert de données hors de l’union européenne n’est réalisé.
8 DURÉE DE CONSERVATION
Les données des bénéficiaires sont maintenues en base active 6 mois après la fin de la dernière campagne pendant laquelle ils ont bénéficié des avantages « Génération #HDF ».
Les données des établissements sont actualisées annuellement.
Les données des partenaires sont maintenues en base active 6 mois après la fin du conventionnement.
À l’issue de ce délai, les données seront conservées selon leurs durées d’utilité administrative, à savoir 10 ans, puis supprimées de façon sécurisé. Elles restent susceptibles d’être archivées selon la réglementation en vigueur.
Les données de connexion sont conservées 6 mois puis détruite automatiquement.
9 SECURITÉ
Les mesures de sécurité mises en œuvre portent notamment sur le transport, la communication et le stockage des données sécurisées ; l’habilitation et l’exploitation des données : la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ; les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement.
10 DROITS ET RÉCLAMATIONS
Les personnes concernées par le traitement des données à caractère personnel disposent d'un droit général d'accès, de rectification, de limitation des informations qui les concernent et de retrait de leur consentement. Les personnes peuvent, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement, demander l’effacement des données les concernant, sauf si ces droits ont été écartés par une disposition législative.
10.1 RÉCLAMATIONS AUPRES DU SERVICE COMPÉTENT
Pour exercer ses droits ou pour les questions concernant les activités de traitement des données mises en œuvre par la Région Hauts-de-France, les personnes concernées peuvent contacter le délégué à la protection des données (DPO).
• Par voie électronique : generation.hdf@hautsdefrance.fr
• Par courrier postal : Direction des Politiques Educatives – Service action éducative et aides individuelles - 15 Mail Albert 1er - 80000 AMIENS CEDEX
Les données à caractère personnel qui vous seront communiquées dans le cadre de l'exercice de votre droit d'accès le seront à titre personnel et confidentiel. À ce titre, pour que votre demande soit prise en compte, vous devrez accompagner celle-ci d’un justificatif d’identité.
10. 2 RÉCLAMATIONS AUPRES DU DÉLÉGUÉ A LA PROTECTION DES DONNÉES (DPO)
La Région a désigné un délégué à la protection des données (DPO) qui veille à ce que vos données à caractère personnel soient systématiquement utilisées de façon transparente, exacte et conforme à la réglementation applicable et à prendre en compte vos demandes si le service compétent ci-dessus n’y a pas d’abord répondu.
Vous pouvez contacter le DPO de la Région :
• Par voie électronique : www.hautsdefrance.fr/informatique-et-libertes
• Par courrier postal :
Délégué à la protetion des données (DPO)
Siège de la Région
151 Avenue du Président Hoover
59555 Lille Cedex
Les données à caractère personnel qui vous seront communiquées dans le cadre de l'exercice de votre droit d'accès le seront à titre personnel et confidentiel. À ce titre, pour que votre demande soit prise en compte, vous devrez accompagner celle-ci d’un justificatif d’identité.
10. 3 RÉCLAMATIONS AUPRES DE LA CNIL
Si vous estimez, après avoir contacté le service compétent puis le DPO, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL www.cnil.fr/plaintes (CNIL, 3 place Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris cedex).
